La función de Automatización de Documentos de Amberlo te permite crear una plantilla de documento con Campos de Combinación de tus Contactos, Asuntos y Contratos. Estos campos extraen automáticamente la información de un Asunto, Contacto o Contrato en Amberlo y la insertan en tus documentos, lo que te ahorra tiempo en la entrada de datos y en la verificación. Podrás generar un documento y completar la información correspondiente con unos pocos clics. Los campos de combinación están disponibles para el nombre del cliente, dirección, campos personalizados y mucho más.
¿Cómo generar un documento usando mi plantilla?
Las Plantillas de Documentos son documentos de Word que usas repetidamente, pero con detalles específicos que cambian de un Asunto a otro, etc. Estas plantillas se utilizan para crear un nuevo documento.
Sigue los pasos a continuación para empezar:
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Acceder a la lista de Campos de Combinación disponibles
Puedes ver la lista completa de los Campos de Combinación disponibles yendo al panel de Ajustes de Amberlo. Luego, haz clic en Documentos (1) en la columna izquierda y selecciona el área (Contacto, Asunto o Contrato) desde donde deseas generar los documentos (2). Al seleccionar un registro de datos específico, se generará una vista previa de esos datos.
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Abrir tu plantilla
Encuentra el documento de plantilla al que deseas agregar los Campos de Combinación. Los tipos de archivo admitidos son: .docx, .pptx y .xlsx.Abre el documento de la plantilla y comienza a crear tu plantilla de documento. Inserta un campo de combinación donde desees que se muestre el valor en el documento. Puedes copiar rápidamente un campo de combinación de Amberlo haciendo clic en el botón de copiar (
) a la derecha del campo. Por ejemplo, si deseas dirigir el documento a un cliente, agregarías el campo << Matter.Contact.FirstName >>, como se muestra a continuación.
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Ir a la pestaña de Documentos
Una vez que estés satisfecho con la plantilla que has creado, ve a la pestaña de Documentos (3), selecciona Plantillas de Documentos (4):
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Subir tu plantilla
Allí, haz clic en el botón + (5) para subir la plantilla (6). Se te pedirá asignarla a una de las carpetas de documentos de tu empresa (7). Luego, haz clic en Guardar.Nota: asegúrate de subir un archivo .docx no protegido.
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Generar documentos usando la plantilla
Una vez que hayas terminado de crear tu plantilla de documento con todos los Campos de Combinación, podrás generar el documento para diferentes Asuntos, Contactos o Contratos. La plantilla ahora estará disponible para selección en la ventana de documentos de Contacto, Asunto o Contrato.
Nota: cada vez que generes un nuevo documento usando esa Plantilla, el campo de combinación insertará el valor correspondiente. Para más información sobre cómo generar documentos usando plantillas, haz clic aquí.
Esperamos que esto te ayude a comenzar a utilizarlo sin problemas. Si tienes alguna pregunta o sugerencia, no dudes en contactarnos a través de support@amberlo.io. ¡Siempre estamos felices de saber de ti!