Automatyzacja dokumentów: tworzenie szablonów

Funkcja automatyzacji dokumentów firmy Amberlo umożliwia połączenie Szablonu dokumentu z Polami scalania z Kontaktów, Spraw i Kontraktów. Pola Scalania automatycznie pobierają informacje ze Sprawy, Kontaktu czy Kontraktu w Amberlo i umieszczają je w dokumentach - oszczędzając Twój czas. Będziesz mógł wygenerować dokument i dodać wymagane informacje ze pomocą kilku kliknięć. Pola scalania są dostępne dla nazwy klienta, adresu, Pól niestandardowych i dla wielu innych.

Jak mogę wygenerować dokument korzystając z szablonu?

Szablony dokumentów to dokumenty Word, które można ponownie wykorzystać w dowolnym momencie. Zostaną one odpowiednio zmodyfikowane w zależności od wybranego pliku, kontaktu lub umowy. Szablony będą używane do tworzenia nowych dokumentów.

Aby rozpocząć:

Otwórz listę Pól scalania

Możesz sprawdzić listę dostępnych Pól scalania przechodząc do Ustawień Amberlo i wybierając Dokumenty (1) w panelu po lewej stronie. Następnie należy wybrać obszar (Sprawa, Kontrakt, Kontakt) skąd chcesz wygenerować dokumenty (2). Wybranie konkretnego rekordu danych spowoduje wygenerowanie podglądu danych dla tego rekordu.

1-May-15-2023-01-55-05-3419-PM

Otwórz szablon

Znajdź szablon dokumentu, do którego chcesz dodać pola korespondencji seryjnej. Obsługiwane typy plików to: „.docx”, „.pptx” i „.xlsx”.

Otwórz szablon i zacznij tworzyć własny dokument. Wstaw pole korespondencji seryjnej w miejscu, w którym ma być wyświetlana wartość w dokumencie. Możesz szybko skopiować pole korespondencji seryjnej z Amberlo klikając przycisk Kopiuj (  ) po prawej stronie pola. Na przykład, jeśli chcesz zwrócić się do klienta w dokumencie, dodaj pole << Matter.Contact.FirstName >>, jak poniżej:

2 a

 

Przejdź do panelu Dokumenty

Kiedy właściwy szablon został utworzony, przejdź do zakładki Dokumenty (3) i wybierz Szablony dokumentów (4):

3-3

Naciśnij + (5), a będziesz mógł załadować utworzony Szablon (6). System poprosi Cię o wybranie miejsca, w którym będziesz używać tego szablonu: w Kontaktach, Sprawach lub Kontraktach (7). Po dokonaniu wyboru zatwierdź: Zapisz.

Ważne: pamiętaj, aby przesłać niezabezpieczony plik .docx.

4-4

Po utworzeniu i przesłaniu własnego szablonu dokumentu do Amberlo (z zaznaczonymi polami autouzupełniania), będziesz mógł wygenerować dokument dla różnych Spraw, Kontaktów lub Kontraktów. Możesz teraz uzyskać dostęp do tego szablonu z sekcji Dokumenty w panelach Kontakt, Sprawa lub Kontrakt:

5-2

Ważne: za każdym razem, gdy generujesz dokument przy użyciu tego Szablonu Pola scalania  zostaną automatycznie wypełnione wymaganymi danymi. Aby uzyskać więcej informacji na temat generowania dokumentów korzystając z szablonu kliknij TUTAJ.

Mamy nadzieję, że instrukcja ta pomoże w korzystaniu z programu Amberlo. Jeśli macie Państwo jakieś pytania lub uwagi zapraszamy do kontaktu z support@amberlo.io.