Tworzenie dokładnych i szczegółowych raportów z czasów pracy ma kluczowe znaczenie dla śledzenia pracy wykonanej dla różnych klientów i spraw w kancelarii. Amberlo upraszcza proces generowania takich raportów bezpośrednio z sekcji Działania.
Raporty dotyczące wykonanej pracy są tworzone w sekcji aktywności
Przejdź do sekcji Działań na pasku narzędzi. Tu przechowywane są wszystkie zarejestrowane czasy pracy i wydatki.
Krok 1: Filtrowanie informacji
W sekcji Aktywność masz możliwość filtrowania danych timesheet według określonych kryteriów:
- Klienci: Wybierz jednego lub wielu klientów do uwzględnienia w raporcie. Ten filtr jest przydatny, gdy trzeba wygenerować raporty specyficzne dla klienta w celu rozliczenia lub przeglądu.
- Sprawy: Filtruj według spraw, aby skupić się na konkretnych sprawach lub projektach. Jest to szczególnie przydatne do śledzenia postępów i czasu spędzonego nad poszczególnymi sprawami.
- Daty: Wybierz zakres dat do uwzględnienia w raporcie. W zależności od potrzeb może to być od jednego dnia do kilku miesięcy lub nawet roku.
- Pracownicy: Filtruj według pracowników, aby zobaczyć wkład konkretnych członków zespołu lub przejrzeć ich obciążenie pracą i produktywność.
Aby zastosować te filtry, użyj rozwijanych menu i opcji wyboru dostępnych w obszarze filtrowania w sekcji Aktywność. Upewnij się, że zastosowałeś filtry, które najlepiej pasują do raportu, który chcesz wygenerować.
Krok 2: Zaznacz Wszystkie i kliknij Raport
Po zastosowaniu niezbędnych filtrów należy wybrać wszystkie elementy, które miałyby zostać uwzględnione w raporcie. Do tego celu można wybrać element pojedynczo (1) lub zaznaczyć wszystkie elementy na danej stronie korzystając z ukrytego pod trzema kropkami (2) menu oraz wybierając opcję "Zaznacz wszystko"(3).
Następnie kliknij „Raport” (4), aby zainicjować proces generowania raportu w oparciu o karty czasu pracy i ustawione filtry.
Krok 3: Ustawienia strony raportu
Po naciśnięciu przycisku „Raport” Amberlo wygeneruje raport na podstawie określonych w działaniach kryteriów.
(1) Język raportu można wybrać podobnie jak język faktury,
(2) Sprzedawca określa oddział firmy, wskazując odpowiedni adres na raporcie
(3) W ustawieniach można dostosować wygląd raportu do swoich potrzeb, ukrywając lub pokazując określone informacje.
(4) Gotowy raport może zostać wysłany do Klienta, bezpośrednio z tego miejsca
(5) Raport może być także pobrany i zapisany lokalnie na komputerze
(6) Drukowanie również jest możliwe z tej pozycji.
(7) Całkowity czas pracy określa ogół zawartych na raporcie zarejestrowanych czasów pracy
(8) Całkowity czas do naliczenia wskazuje łączną kwotę podlegającą rozliczeniu
W razie potrzeby czas przepracowany może zostać ukryty, oznaczając odpowiednią opcję w ustawieniach (3).
Dodatkowe wskazówki dotyczące dostosowywania ustawień raportów
- Grupowanie kart czasu pracy według preferencji (data, sprawa, kontakt, zdarzenie lub użytkownik). Spowoduje to podzielenie kart czasu pracy na mniejsze grupy w zależności od wybranej opcji.
- Pokaż/ukryj informacje o czasach pracy (właściciel, jego stanowisko, typ, nazwa sprawy i numer identyfikacyjny itp.)
- Zapisz jako domyślne ustawienia szablonu, aby zastosowane ustawienia dotyczyły wszystkich kolejnych raportów. (ustawienie na samym dole ekranu)
Postępując zgodnie z powyższymi krokami, można efektywnie tworzyć szczegółowe i spersonalizowane raporty z kart czasu pracy, pomagając w śledzeniu i lepszym zrozumieniu wykorzystanego czasu co przyczyni się do sprawnego zarządzania rozliczeniami w firmie.