Przejdź do treści
Polski
Zgłoś problem
Wróć do amberlo.io
  • Brak sugerowanych wyników, ponieważ pole wyszukiwania jest puste.

KSeF – jak rozumieć statusy faktur i rozwiązywać problemy? Kompleksowy przewodnik

Wdrożenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i przetwarzania faktur w Polsce. Po wysłaniu dokumentu do systemu przechodzi on przez kilka etapów walidacji i przetwarzania, a każdy status niesie konkretne znaczenie biznesowe i techniczne.

 

W tym artykule znajdziesz:

  • interpretację statusów faktur,
  • opis procesu przetwarzania,
  • listę najczęstszych błędów (z oryginalnymi komunikatami),
  • konkretne instrukcje, jak je rozwiązać.

Statusy faktur w KSeF – co oznaczają i jak reagować?

Podstawowe statusy

Status Znaczenie Co widzisz w systemie Co zrobić
Wysłana (Sent) Faktura została przesłana i oczekuje na przetworzenie „Processing” Poczekaj
Zaakceptowana (Accepted) Faktura zaakceptowana przez KSeF Status sukcesu + ID KSeF (w trakcie realizacji) Brak działania
Odrzucona (Rejected) Faktura zawiera błędy Status odrzucenia z opisem Popraw i wyślij ponownie
Błąd (Error) Problem techniczny Status błędu Sprawdź szczegóły

Status „Wysłana (Sent)” – co dzieje się po wysłaniu faktury?

Po przesłaniu dokumentu:

  • trafia on do systemu KSeF,
  • zostaje zakolejkowany,
  • przechodzi walidacje:
    • strukturalną,
    • biznesową,
    • podatkową.

Czas przetwarzania:

  • zazwyczaj: 1–15 minut
  • zależny od obciążenia systemu

Co zrobić?

✅ Odczekaj 15–30 minut i sprawdź ponownie
❌ Nie wysyłaj dokumentu ponownie – spowoduje to odrzucenie

Kiedy zgłosić problem?

Jeśli status utrzymuje się ponad 24 godziny

Status „Przyjęta (Accepted)” – potwierdzenie poprawności

Oznacza, że:

  • faktura została zwalidowana poprawnie,
  • spełnia wymogi podatkowe,
  • została zarejestrowana w systemie.

Dodatkowo:

  • otrzymuje ID KSeF (obecnie niedostępne)
  • generowane jest UPO (obecnie dostępne w ComCenter, niedostępne w Amberlo)

Co zrobić?

✅ Zachowaj ID KSeF
✅ Zarchiwizuj UPO

Status „Odrzucona (Rejected)” – błędy biznesowe lub walidacyjne

Odrzucenie oznacza, że faktura nie przeszła walidacji.

Przykłady błędów

  • "Verification error, no valid invoices"
    • oznacza odrzucenie całej paczki – żadna faktura nie przeszła walidacji

Jak rozwiązać problem?

  1. Sprawdź NIP
  2. Sprawdź, czy faktura nie została już wysłana
  3. Zweryfikuj wszystkie wymagane pola
  4. Sprawdź zgodność z przepisami

Działania naprawcze

  • przeanalizuj komunikat błędu,
  • popraw dane,
  • jeśli potrzeba → wygeneruj nowy numer,
  • wyślij ponownie.

Status „Błąd (Error)” – problemy techniczne

Ten status oznacza problem na poziomie systemowym lub integracyjnym.

Typowe przypadki

  • problem konwersji:
    • "Failed to convert invoice from CII to FA(3) format"
  • brak danych:
    • "Missing Mandatory Invoice Data"
  • błędy walidacyjne:
    • "Invoice Data Validation Mismatch"

Jak działa walidacja w KSeF?

Faktura przechodzi przez kolejne poziomy:

  1. CII Input Validation
  2. Business Logic Validation
  3. String Length Validation
  4. Tax Consistency Validation
  5. FA(3) Schema Validation
  6. KSeF System Validation

Najczęstsze błędy i ich rozwiązania

1. Błędy danych i XML

  • "CII XML cannot be null or empty"
  • "Input string is not a valid XML document"

✅ Rozwiązanie:

  • wygeneruj fakturę ponownie,
  • unikaj znaków specjalnych.

2. Błędy NIP

  • "Seller tax registration is required for NIP extraction"
  • "Invalid Polish NIP format. NIP must be exactly 10 digits"
  • "Invalid Polish NIP checksum"

✅ Rozwiązanie:

  • upewnij się, że NIP ma 10 cyfr,
  • usuń spacje i znaki,
  • sprawdź poprawność w oficjalnych źródłach.

3. Błędy adresu

  • "Seller address line 1 is required"

✅ Rozwiązanie:

  • uzupełnij pełny adres firmy.

4. Błędy pozycji faktury

  • "At least one FaWiersz (line item) is required"
  • "P_7 (product name) is mandatory"

✅ Rozwiązanie:

  • dodaj pozycje faktury,
  • upewnij się, że każda ma opis.

5. Limity długości pól

Przykłady:

  • nazwa firmy: 240 znaków
  • adres: 256
  • email: 255
  • IBAN: 34
  • opis produktu: 256

Błędy:

  • "length exceeds max"

✅ Rozwiązanie:

  • skróć wartości.

6. Błędy VAT i logiki podatkowej

  • "line items sum to X but header value is Y"
  • "header field is not set"
  • "P_15 total validation failed"
  • "DuePayableAmount validation failed"

✅ Rozwiązanie:

  • sprawdź zgodność sum,
  • upewnij się, że VAT liczy się automatycznie.

7. Błędy schematu

  • "XSD schema validation failed: Element 'Naglowek' is missing"

Brak:

  • Nagłówka
  • Sprzedawcy
  • Nabywcy
  • danych faktury

8. Błędy formatów

  • "Invalid NIP format"
  • "Value exceeds maximum length"

✅ Zasady:

  • NIP = 10 cyfr
  • data = YYYY-MM-DD
  • max 2 miejsca po przecinku

9. Błędy KSeF (systemowe)

Duplikaty

  • "Invoice number already exists in system"

✅ Rozwiązanie:

  • użyj nowego numeru
  • lub wystaw korektę

Inne błędy

  • "Invalid invoice data format"
  • "Invoice date cannot be in the future"
  • "Incorrect amounts on invoice"

✅ Rozwiązania:

  • popraw format danych,
  • ustaw właściwą datę,
  • sprawdź obliczenia.

 

W razie dodatkowych pytańlub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z dziełem wsparcia pod adresem support@amberlo.io