--- title: KSeF – jak rozumieć statusy faktur i rozwiązywać problemy? Kompleksowy przewodnik description: Fakturowanie, e-faktura, KSEF, krajowy system e-faktur --- [Przejdź do treści](https://help.amberlo.io/pl/ksef-jak-rozumieć-statusy-faktur-i-rozwiązywać-problemy-kompleksowy-przewodnik#main-content) Polski Pokaż podmenu do tłumaczenia [Zgłoś problem](https://help.amberlo.io/pl/kb-tickets/new?hsLang=pl) [![Amberlo logo](https://help.amberlo.io/hubfs/Logo%20Amberlo%20by%20Septeo%20orange-blue.svg)](https://www.amberlo.io/pl/) - Home - Products - Pricing - Blog - Company Otwórz główne menu nawigacji Zamknij główne menu nawigacji - Home - Products - Pricing - Blog - Company - Polski Pokaż podmenu do tłumaczenia - [Zgłoś problem](https://help.amberlo.io/pl/kb-tickets/new) - [Wróć do amberlo.io](https://www.amberlo.io/pl/) [Wróć do amberlo.io](https://www.amberlo.io/pl/) Jak możemy Ci pomóc? - Brak sugerowanych wyników, ponieważ pole wyszukiwania jest puste. 1. [Baza wiedzy](https://help.amberlo.io/pl?hsLang=pl) 2. [Integracje](https://help.amberlo.io/pl/integracje?hsLang=pl) 3. [Krajowy System e-Faktu (KSeF)](https://help.amberlo.io/pl/integracje?hsLang=pl#krajowy-system-e-faktu-ksef) # KSeF – jak rozumieć statusy faktur i rozwiązywać problemy? Kompleksowy przewodnik ## Wdrożenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i przetwarzania faktur w Polsce. Po wysłaniu dokumentu do systemu przechodzi on przez kilka etapów walidacji i przetwarzania, a każdy status niesie konkretne znaczenie biznesowe i techniczne.   W tym artykule znajdziesz: - interpretację statusów faktur, - opis procesu przetwarzania, - listę najczęstszych błędów (z oryginalnymi komunikatami), - konkretne instrukcje, jak je rozwiązać. --- ### Statusy faktur w KSeF – co oznaczają i jak reagować? #### Podstawowe statusy | Status | Znaczenie | Co widzisz w systemie | Co zrobić | | --- | --- | --- | --- | | **Wysłana (Sent)** | Faktura została przesłana i oczekuje na przetworzenie | „Processing” | Poczekaj | | **Zaakceptowana (Accepted)** | Faktura zaakceptowana przez KSeF | Status sukcesu + ID KSeF (w trakcie realizacji) | Brak działania | | **Odrzucona (Rejected)** | Faktura zawiera błędy | Status odrzucenia z opisem | Popraw i wyślij ponownie | | **Błąd (Error)** | Problem techniczny | Status błędu | Sprawdź szczegóły | --- ### Status „Wysłana (Sent)” – co dzieje się po wysłaniu faktury? Po przesłaniu dokumentu: - trafia on do systemu KSeF, - zostaje zakolejkowany, - przechodzi walidacje: - strukturalną, - biznesową, - podatkową. **Czas przetwarzania:** - zazwyczaj: **1–15 minut** - zależny od obciążenia systemu ### Co zrobić? ✅ Odczekaj 15–30 minut i sprawdź ponownie ❌ Nie wysyłaj dokumentu ponownie – spowoduje to odrzucenie ### Kiedy zgłosić problem? Jeśli status utrzymuje się ponad **24 godziny** --- ### Status „Przyjęta (Accepted)” – potwierdzenie poprawności Oznacza, że: - faktura została zwalidowana poprawnie, - spełnia wymogi podatkowe, - została zarejestrowana w systemie. Dodatkowo: - otrzymuje **ID KSeF** (obecnie niedostępne) - generowane jest **UPO** (obecnie dostępne w ComCenter, niedostępne w Amberlo) ### Co zrobić? ✅ Zachowaj ID KSeF ✅ Zarchiwizuj UPO --- ### Status „Odrzucona (Rejected)” – błędy biznesowe lub walidacyjne Odrzucenie oznacza, że faktura nie przeszła walidacji. #### Przykłady błędów - **"Verification error, no valid invoices"** - oznacza odrzucenie całej paczki – żadna faktura nie przeszła walidacji --- #### Jak rozwiązać problem? 1. Sprawdź NIP 2. Sprawdź, czy faktura nie została już wysłana 3. Zweryfikuj wszystkie wymagane pola 4. Sprawdź zgodność z przepisami ### Działania naprawcze - przeanalizuj komunikat błędu, - popraw dane, - jeśli potrzeba → wygeneruj nowy numer, - wyślij ponownie. --- ### Status „Błąd (Error)” – problemy techniczne Ten status oznacza problem na poziomie systemowym lub integracyjnym. #### Typowe przypadki - problem konwersji: - **"Failed to convert invoice from CII to FA(3) format"** - brak danych: - **"Missing Mandatory Invoice Data"** - błędy walidacyjne: - **"Invoice Data Validation Mismatch"** --- #### Jak działa walidacja w KSeF? Faktura przechodzi przez kolejne poziomy: 1. **CII Input Validation** 2. **Business Logic Validation** 3. **String Length Validation** 4. **Tax Consistency Validation** 5. **FA(3) Schema Validation** 6. **KSeF System Validation** --- ### Najczęstsze błędy i ich rozwiązania #### 1. Błędy danych i XML - **"CII XML cannot be null or empty"** - **"Input string is not a valid XML document"** ✅ Rozwiązanie: - wygeneruj fakturę ponownie, - unikaj znaków specjalnych. --- #### 2. Błędy NIP - **"Seller tax registration is required for NIP extraction"** - **"Invalid Polish NIP format. NIP must be exactly 10 digits"** - **"Invalid Polish NIP checksum"** ✅ Rozwiązanie: - upewnij się, że NIP ma 10 cyfr, - usuń spacje i znaki, - sprawdź poprawność w oficjalnych źródłach. --- #### 3. Błędy adresu - **"Seller address line 1 is required"** ✅ Rozwiązanie: - uzupełnij pełny adres firmy. --- #### 4. Błędy pozycji faktury - **"At least one FaWiersz (line item) is required"** - **"P\_7 (product name) is mandatory"** ✅ Rozwiązanie: - dodaj pozycje faktury, - upewnij się, że każda ma opis. --- #### 5. Limity długości pól Przykłady: - nazwa firmy: 240 znaków - adres: 256 - email: 255 - IBAN: 34 - opis produktu: 256 Błędy: - **"length exceeds max"** ✅ Rozwiązanie: - skróć wartości. --- #### 6. Błędy VAT i logiki podatkowej - **"line items sum to X but header value is Y"** - **"header field is not set"** - **"P\_15 total validation failed"** - **"DuePayableAmount validation failed"** ✅ Rozwiązanie: - sprawdź zgodność sum, - upewnij się, że VAT liczy się automatycznie. --- #### 7. Błędy schematu - **"XSD schema validation failed: Element 'Naglowek' is missing"** Brak: - Nagłówka - Sprzedawcy - Nabywcy - danych faktury --- #### 8. Błędy formatów - **"Invalid NIP format"** - **"Value exceeds maximum length"** ✅ Zasady: - NIP = 10 cyfr - data = YYYY-MM-DD - max 2 miejsca po przecinku --- #### 9. Błędy KSeF (systemowe) ### Duplikaty - **"Invoice number already exists in system"** ✅ Rozwiązanie: - użyj nowego numeru - lub wystaw korektę --- ### Inne błędy - **"Invalid invoice data format"** - **"Invoice date cannot be in the future"** - **"Incorrect amounts on invoice"** ✅ Rozwiązania: - popraw format danych, - ustaw właściwą datę, - sprawdź obliczenia.   W razie dodatkowych pytańlub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z dziełem wsparcia pod adresem [support@amberlo.io](mailto:support@amberlo.io) - [Start](https://help.amberlo.io/pl/start?hsLang=pl) - [Pulpit Amberlo](https://help.amberlo.io/pl/pulpit-amberlo?hsLang=pl) - [Ustawienia Amberlo](https://help.amberlo.io/pl/ustawienia-amberlo?hsLang=pl) - [Tworzenie i Zarządzanie Kontaktami](https://help.amberlo.io/pl/tworzenie-i-zarz%C4%85dzanie-kontaktami?hsLang=pl) - [Tworzenie i zarządzanie sprawami](https://help.amberlo.io/pl/tworzenie-i-zarz%C4%85dzanie-sprawami?hsLang=pl) - [Fakturowanie](https://help.amberlo.io/pl/fakturowanie?hsLang=pl) - [Konta bankowe](https://help.amberlo.io/pl/konta-bankowe?hsLang=pl) - [Kalendarz](https://help.amberlo.io/pl/kalendarz?hsLang=pl) - [Czas pracy i wydatki](https://help.amberlo.io/pl/czas-pracy-i-wydatki?hsLang=pl) - [Zarządzanie dokumentami](https://help.amberlo.io/pl/zarz%C4%85dzanie-dokumentami?hsLang=pl) - [Poczta e-mail](https://help.amberlo.io/pl/poczta-e-mail?hsLang=pl) - [Praca z raportami](https://help.amberlo.io/pl/praca-z-raportami?hsLang=pl) - [E-Sąd (PISP)](https://help.amberlo.io/pl/e-s%C4%85d-pisp?hsLang=pl) - [Aktualizacje i nowości w Amberlo](https://help.amberlo.io/pl/aktualizacje-i-nowo%C5%9Bci-w-amberlo?hsLang=pl) - [FAQ](https://help.amberlo.io/pl/faq?hsLang=pl) - [Integracje](https://help.amberlo.io/pl/integracje?hsLang=pl#main-content) - [Krajowy System e-Faktu (KSeF)](https://help.amberlo.io/pl/integracje?hsLang=pl#krajowy-system-e-faktu-ksef) - Home - Products - Pricing - Blog - Company [![Logo Amberlo by Septeo orange-blue](https://help.amberlo.io/hubfs/Logo%20Amberlo%20by%20Septeo%20orange-blue.svg "Logo Amberlo by Septeo orange-blue")](https://www.amberlo.io/) Copyright © 2023 Amberlo Follow us for product updates and tips.