Anatomía de la plantilla horaria (ventana de registro de tiempo)
(ver imagen al final)
1) Tiempo trabajado durante la tarea/evento. Puede introducir horas y minutos. Por ejemplo, 1:30h o 50min. Tenga siempre en cuenta si se inserta horas o minutos, ya que el sistema podría no entenderlo si sólo se inserta un número sin especificar.
2) La Fecha puede ajustarse/elegirse para el presente, el pasado o el futuro, de ser necesario.
3) El Tipo de tarea/trabajo realizado. Los tipos son muy importantes para identificar en qué dedican más tiempo tu equipo. También, para que los clientes identifiquen lo que se trabajó en el Asunto. El tipo se correlaciona con la tarifa por hora, por lo que diferentes tipos de trabajo pueden tener diferentes precios por hora. Cómo crear los tipos: Lea aquí.
4) Descripción es el lugar para especificar el detalle del trabajo realizado. La descripción también es visible para los clientes y se puede pre-establecer de antemano con la creación del tipo.
5) Propietario es la persona que está creando la plantilla horaria, pero puedes asignarla a otra persona de tu equipo (dependiendo de los permisos de usuario). Si se asigna a otra persona como propietario, entonces habrá una marca adicional en Amberlo identificando quién fue la persona que lo ha creado.
6) Relacionado con el Asunto o el Contacto. Esto es muy importante para hacer un seguimiento de qué trabajo se realiza para qué cliente o caso. También puede asignar una tarea a la plantilla horaria, pero en este caso, la tarea ya tiene un cliente o asunto específico asignado y por tanto, estos también se vinculan a la plantilla horaria.
Sugerimos habilitar la función que niega guardar la plantilla horaria sin un Asunto o Contacto relacionado.
7) Facturable. Significa que está cobrando a sus clientes por el trabajo que está registrando con esta plantilla horaria. Si este recuadro no está marcado, entonces la plantilla horaria registrará el tiempo solo como tiempo trabajado, y no se le cobrará al cliente por eso.
8) Sin cargo permite mostrar al cliente este tiempo trabajado como facturable pero a costo cero, es decir, sin cobrar por ello. Proporciona una oportunidad para mostrar cuánto debería costar un trabajo específico a un cliente. Estos tiempos se insertan en la factura con importe cero pero muestran el valor de la tarifa horaria. Puede habilitar esta opción para mostrar y contabilizar este tiempo como trabajado y no facturable en la factura (ver aquí).
9) Precio fijo permite cobrar una cantidad específica por el servicio en lugar de contabilizarlo con la tarifa por hora. Aun así, se debe insertar un tiempo para saber cuánto tiempo se empleó en realizar esta tarea.
10) Cargo adicional se utiliza sólo si el contacto o asunto que está relacionado a esta plantilla horaria tiene la función de Presupuesto activada. Si el contacto o asunto tiene un presupuesto específico acordado y usted quiere cobrar un extra (además del presupuesto acordado), debe marcar esta ventana. Contará el tiempo facturable por la tarifa horaria, pero también puede marcar el precio fijo al mismo tiempo e insertar una cantidad específica en lugar de una tarifa por hora.
11) Tiempo facturable es necesario para asegurarse de que el tiempo registrado como trabajado (1) es el mismo que quiere cobrar al cliente. Usted puede distribuir el tiempo de manera diferente, por ejemplo: En el campo (1) puede insertar que trabajó 4 horas y ajustar el campo (11) con sólo 2 horas, esto registrará 4 horas como trabajadas pero solo estará cobrando por 2 horas como facturables.
12) Divisa. La moneda puede ser cambiada para el precio facturable. Si el cliente con el que está trabajando tiene una moneda diferente, le aconsejamos que la edite en la información principal del contacto/empresa, cerca de los ajustes.
13) Tarifa por hora se inserta automáticamente según el tipo de tarea/trabajo seleccionado (3) y la posición que el usuario ocupa en su equipo legal. Cómo establecer las tarifas (ver aquí).
14) Precio total que se cobrará a su cliente, el sistema lo cuenta automáticamente según la tarifa horaria y el tiempo facturable, o el precio fijo elegido.
Luego de ingresado todo, haga clic en GUARDAR.
La plantilla horaria puede editarse en cualquier momento luego si es necesario.
Esperamos que esto te ayude a comenzar a utilizarlo sin problemas. Si tienes alguna pregunta o sugerencia, no dudes en contactarnos a través de support@amberlo.io. ¡Siempre estamos felices de saber de ti!